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Mrs. Office steht für Vielfalt, das trifft ebenso auf die Anzahl an Bürotätigkeiten zu. Sie fragen sich vielleicht, was geeignet ist, um es auszulagern. Outsourcing ist in so gut wie jedem Unternehmensbereich möglich, der digitalisiert wurde oder wird. Selbst wenn die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen noch nicht so weit vorangeschritten ist, können wir Sie unterstützen. Uns ist bewusst, dass es für Sie sicher kein leichter Schritt ist, Arbeit aus der Hand zu geben, weil dies natürlich viel mit Vertrauen zu tun hat. Wir versprechen Ihnen jedoch, dass es sich für Sie lohnen wird. Welche Vorteile Sie durch das Outscourcen haben, lesen Sie hier.

1. Ausgangslage

  • ständig "on the road"
  • kaum Zeit für administrative Tätigkeiten und tägliche Korrespondenz
  • Keine eigenen Büroräume, bearbeitet Daten in Cloud bzw. im Sharepoint

2. Bedarf

  • zeitlich flexible, externe Personen mit eigenem Arbeitsplatz
  • Unterstützung auf Zuruf / bei Bedarf
  • Posteingang prüfen, Korrespondenz, Kundendaten pflegen, E-Mails beantworten, Recherche, Terminabsprachen, Dokumentation, Bestellungen etc.

3. ZEITAUFWAND

  • Regelmäßige Unterstützung (unbefristet)
  • monatlicher Fluktuation unterworfen, z.B. wegen Messen, Events, Terminen etc.
  • Paketpreis denkbar, regelmäßige Prüfung und ggf. Anpassung

4. Ziel (SOLL)

  • Entlastung und Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Zeitersparnis und Kostenreduzierung
  • verlässliche Ausführung notwendiger Arbeiten und Bereitstellungen von Materialien und Informationen

Mrs. Office Verwaltung

In diesen Bereich fallen vor allem administrative und Assistenztätigkeiten, hier einige Beispiele:

  • Empfang
  • Telefonzentrale
  • Korrespondenz
  • Schreib- und Scanservice
  • Ablage
  • Brief- und Paketversand/-empfang
  • Postein-/ausgang
  • Umwandlung und Verknüpfung von Dokumenten
  • Arbeitsplatzeinrichtung
  • Ordnerverwaltung
  • Standardisierung und Dokumentation von Abläufen und Checklistenerstellung
  • Zeitmanagement
  • Priorisierung
  • Materialbeschaffung
  • Bestellung von Büroausstattung
  • Reklamationen
  • Kontrolle und Weiterleitung von Rechnungen
  • Tätigkeiten aus allen Bereichen, die digitalisiert sind
  • Kooperation via Sharepoint, E-Mail, Videokonferenz, Telefon

Mrs. Office Betreuung

Hierzu zählen organisatorische und Support-Aufgaben wie z.B.:

  • E-Mail-Ein-/Ausgang
  • Weiterleitung
  • E-Mail-Versand
  • XING, LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter u. ä.
  • Einstellen von Pressemitteilungen in den Newsroom
  • Terminabsprachen
  • Kalenderpflege und -aktualisierung
  • Hotel- und Ticketreservierung (Bahn, Flug)
  • Mietwagenbuchung
  • Ablaufpläne
  • Personaleinteilung
  • Raum-/Cateringbuchung
  • Follow up
  • Planung, Umsetzung, Begleitung und Auswertung von Projekten
  • Empfehlungen zur Büroorganisation
  • Excel-Schulung

1. Ausgangslage

  • Leitung der Presseabteilung benötigt Unterstützung in allen Bereichen
  • wichtige Ansprechpersonen für Geschäftsführung und Vorstand
  • erhöhtes Arbeitsaufkommen und ausgefallene Mitarbeitende

2. Bedarf

  • Betreuung der E-Mail Postfächer (Sichtung, Weiterleitung, Beantwortung)
  • Terminvereinbarungen (Check-up des Dienstwagens, Hotels- und Seminarraum Buchungen, Einholen von Angeboten für Events, Catering etc.)
  • Veröffentlichung mehrsprachiger Pressemitteilungen

3. Zeitaufwand

  • mindestens Überbrückung des Personalmangels, weitere Beauftragung bei Bedarf und nach Absprache möglich
  • je nach Aufkommen 3-5 Tage pro Monat

4. Ziel (SOLL)

  • Abteilungsleitung wird entlastet
  • Planungssicherheit und Einhaltung von Deadlines ermöglichen
  • Mehr Zeit für Tagesgeschäft und Termin mit Geschäftsführung und Vorstand

1. Ausgangslage

  • 150-400 Vorgänge pro Monat (Debitoren/Kreditoren)
  • bisher von Geschäftsführung erledigt
  • wachsender Aufwand, jedoch zu wenig, um jemanden einzustellen

2. Bedarf

  • externe Person für folgende Tätigkeiten:
    • Belegzuordnung anhand des monatlichen Kontoauszugs, fehlende ggf. anfordern
    • Zahlungseingänge prüfen
    • Kund*innen ggf. mahnen
    • Rechnungen/Löhne überweisen

3. ZEITAUFWAND

  • monatliche Unterstützung (unbefristet)
  • je nach Aufkommen ca. 2-3 Tage/Monat (zu Beginn, Mitte, Ende)
  • im Durchschnitt ca. 15 Stunden monatlich

4. Ziel (SOLL)

  • Vorbereitende Buchhaltung komplett abgeben (ohne Personal-/ Steuerthemen)
  • Vollständig durchnummerierte Belege bis 15. d. Monats an Steuerbüro
  • Geschäftsführung/Mitarbeitende entlasten

Mrs. Office Zahlen & Fakten

Diese Kategorie beinhaltet Sachbearbeitungs- und Backoffice-Tätigkeiten, beispielsweise:

  • Zahlungsein- und ausgänge kontrollieren
  • Belegzuordnung
  • Rechnungen mahnen
  • Überweisungen
  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen erstellen
  • Digitale Ablage von Themen
  • Kategorisierung
  • Indexierung
  • Datierung
  • Datenbankpflege (CRM, Projekte, Marketing)
  • Eingabe und Aktualisierung von Kontaktdaten
  • Datenanalysen
  • Preiskalkulationen
  • Diagramme
  • Bestandsverwaltung
  • Zeitpläne/-erfassung
  • Projektplanung
  • To-Do-Listen
  • Suche nach Themen, Angeboten, Terminen, Quellen, Richtlinien, Kontaktdaten etc.

Mrs. Office Text & Gestaltung

Die Erstellung kreativer Bild- und Textinhalte sowie deren Prüfung ist Schwerpunkt dieser Kategorie. Folgende Tätigkeiten gehören u. a. dazu:

  • Intranet-Beiträge
  • Webseiten-Texte (Content Creating)
  • Erstellung von Unternehmenspräsentationen
  • Projekt- und Kampagnenvorstellung etc. mit PowerPoint, Prezi, Sway
  • Anweisungen zur Nutzung verschiedener Tools
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  • Template-Erstellung
  • Formulierung von Standardsätzen
  • Korrekturlesen von Werbetexten, Drucksachen, Medientexten, Manuskripten
  • Test von Anleitungen auf Praktikabilität
  • Verschriftlichung von Interviews, Radio- und TV-Beiträgen und anderen audiovisuellen Medieninhalten

1. Ausgangslage

  • neu gegründete Firma bereitet große Marketingkampagne zum Launch der Produktneuheit vor
  • auf Webseite, in Presse und Sozialen Medien sowie weiteren Kanälen
  • intensive, umfangreiche und zeitaufwändige Betreuung notwendig

2. Bedarf

  • Outsourcing zeitaufwändiger Arbeiten
  • für Kampagnen werden Texte, Bilder und Präsentationen benötigt
  • Arbeitsanweisungen für Folgemaßnahmen sollen erstellt werden
  • Korrekturlesen bereits erstellter Inhalte, Transkribieren audiovisueller Beiträge

3. ZEITAUFWAND

  • Projekt läuft 6 Monate (zeitlich begrenzt)
  • 10 Stunden pro Woche sind veranschlagt
  • bei Bedarf und Verfügbarkeit mehr Einsatzzeit möglich

4. Ziel (SOLL)

  • erfolgreicher Launch der Produktneuheit
  • schnelle und zuverlässige Durchführung einer qualitativ hochwertigen Kampagne
  • Geschäftsführung den Rücken für wichtige Termine freihalten
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